Es gibt einiges zu beachten, wenn man Briefumschläge bedrucken möchte. Da die Deutsche Post die Briefumschläge automatisiert sortiert, sind auf den Umschlägen bestimmte Zonen reserviert, die nicht grafisch oder anders gestaltet werden dürfen. Diese Zonen haben also bestimmte Funktionen für den Briefversand.
Wenn der Scanner für den automatischen Sortiervorgang bei der Post gestört wird, kann dies unter Umständen zu höheren Portokosten führen. Hier im Ratgeber soll kurz dargelegt werden, wo ein Briefumschlag bedruckt werden darf.
Darauf sollte man beim Drucken von Briefumschlägen beachten
Wer einen Briefumschlag grafisch gestalten oder individuell bedrucken möchte, der sollte bestimmte Bereiche freilassen, damit der Brief ordnungsgemäß von der Post verarbeitet werden kann.
Der Standard-Briefumschlag
Standard-Briefumschläge sind rechteckig und weisen ein Seitenverhältnis von wenigstens 1:1,414 auf. Diese sind mindestens 140 x 90 mm bis maximal 235 x 125 mm groß. Interessant ist, dass diese Briefe nicht dicker als 5 mm und nicht schwerer als 20 g sein dürfen.
Der Kompakt-Briefumschlag
Diese Umschläge sind mindestens 100 x 70 mm und maximal 235 x 125 mm groß. Sie müssen rechteckig sein und ebenfalls ein Seitenverhältnis von 1:1,414 aufweisen. Diese Umschläge dürfen nicht dicker als 10 mm sein und ein Gewicht von 50 g nicht überschreiten.
Die Sonderformate
Werden die Maße über- oder unterschritten, handelt es sich um Sonderformate. Diese werden nicht mehr als Standardbriefe bezeichnet. Dafür fällt auch ein höheres Briefporto an.
Werbeflächen auf Briefumschlägen
Wie bereits angedeutet, sind Briefumschläge insbesondere auf der Vorderseite in mehrere Zonen eingeteilt:
- links oben bis etwa zwei Drittel: freier Bereich zum individuellen Beschriften
- rechts oben etwa ein Drittel: Frankierzone
- mittlerer Bereich: Lesebereich für Adresse sowie Absender
- unterer Bereich: mögliche Codierzone
Die optischen Scanner der Post in den Sortieranlagen können das Adressfeld erfassen, um damit den Brief an das richtige Zielpostamt weiterzuleiten. Der Scanvorgang sollte dabei durch Grafiken oder anderen Text nicht behindert werden. Ansonsten werden diese Briefe aussondiert und mit einem höheren Portozuschlag versehen. Die Lesezone sollte an beiden Seiten etwa 15 mm Abstand zum Rand haben.
Rechts oben befindet sich die Frankierzone. Sie nennt sich auch Freimach-Zone. Sie muss mindestens 74 mm breit und 40 mm hoch sein. Hier werden die Briefmarken händisch oder elektronisch aufgebracht. Bei Frankiermaschinen ist dieser Bereich noch etwas breiter. Bei den bewährten Fenster-Briefumschlägen muss darauf geachtet werden, dass in Bezug auf die Anschrift mindestens ein Buchstabenabstand vom Rand gegeben ist. Bei Briefumschlägen ohne Fenster muss sich die Adresse nicht weiter als 140 mm vom rechten Rand befinden. Die Adresse darf übrigens höchsten 100 mm lang sein.
Die untere Kodierzone ist vom rechten Rand gemessen 140 mm lang und vom unteren Rand 15 mm hoch. Hier wird die von der Post generierte Codierung eingedruckt. Alle übrigen Flächen lassen sich mit Werbung bedrucken. Möchte man von den o.g. Regelungen eine Ausnahme machen, muss man sich zuvor mit der Post in Verbindung setzen. Nur dann können die gewünschten Flächen für andere Zwecke freigegeben werden. Die Rückseite von Briefen darf man uneingeschränkt für Werbebotschaften verwenden.
Womit lassen sich die freien Flächen bedrucken?
Werbung aus Grafiken und Text kann man problemlos mit einem Tintenstrahldrucker oder Laserdrucker drucken. Wer umfangreiche Werbekampagnen starten möchte, der kann seine Briefumschläge aber auch in einer Druckerei drucken lassen. Das eigene Bedrucken bietet sich beispielsweise an, wenn man die Briefumschläge regelmäßig individuell bedrucken möchte. Damit lassen sich zum Beispiel Aktionen und mögliche Gewinnspiele ankündigen.
Unter den vorgenannten Regelungen ist man in der Gestaltung relativ frei. Reicht der Platz für die Werbung auf Briefumschlägen nicht aus, kann man auch auf die größeren Sonderformate zurückgreifen. Diese kosten aber mehr Porto.
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