Wie schafft man Ordnung im Büro?

Für die Effizienz, Produktivität und das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter ist es entscheidend, Ordnung im Büro zu schaffen. In diesem Ratgeber kann man sich informieren, wie man diese Ordnung im Büro schafft.

Büroorganisation im Überblick

Die Büroorganisation kann auf der einen Seite von der Führungsebene vorgegeben werden, ebenso aber auch durch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen selbst. Dabei können folgende Punkte wichtig sein:

Über die notwendigen Dinge entscheiden

Innerhalb eines Büros sollte man überlegen, welche Dinge wirklich benötigt werden. Unnötige Gegenstände sollten entfernt werden. Allgemein kann man zum Beispiel unnötigen Papierkram, Büroartikel und persönliche Gegenstände auf das Wesentliche reduzieren.

Organisiere den Arbeitsplatz

Besonders häufig benötigte Gegenstände sollten in Reichweite platziert werden, um den Arbeitsfluss zu erleichtern. Nützlich sind hierbei Organizer, Ablagen und Schubladen, um Büromaterialien zu ordnen.

Digitales Dokumentenmanagement

Aus heutiger Sicht macht es Sinn, Dokumente zu digitalisieren und dabei ein effizientes Dokumentenmanagement einzusetzen. Dabei sollte man Dateien in klaren Verzeichnisstrukturen und mit eindeutigen Dateinamen abspeichern.

Reduziere Papierkram

Man muss entscheiden, welche Dokumente physisch aufbewahrt werden müssen. Ansonsten kann man die Dokumente einscannen. Sollten dennoch physische Dokumente aufbewahrt werden müssen, muss man hierfür ein effizientes Ablagesystem einrichten.

Ablagesysteme nutzen

Man sollte beschriftete Ordner, Ablagen und Schubladen verwenden, um Dokumente und Materialien zu organisieren. Wichtigen Gegenständen sollte man dazu feste Plätze zuweisen.

Sauberer Schreibtisch

Es ist vorteilhaft, den Schreibtisch sauber zu halten, indem man ihn nach Bedarf aufräumt. Dazu gehört es, nicht benötigte Gegenstände zu entfernen und lose Papiere zu sortieren.

Digitalen Arbeitsplatz organisieren

Damit man die benötigten Informationen schneller findet, sollte man Dateien auf dem Computer in klar benannten Ordnern organisieren. Wichtig ist, dass man regelmäßig nicht mehr benötigte Dateien und Programme löscht.

Büroartikel effizient aufbewahren

Zur besseren Übersicht sollte man Aufbewahrungslösungen für Büromaterialien wie Stifte, Büroklammern und Klebezettel nutzen. Dabei kann man entscheiden, ob man Artikel in Schubladen oder Körben sortieren möchte.

Reinigungsroutinen einführen

Auch wenn in vielen Betrieben externe Reinigungskräfte eingestellt werden, sollte man regelmäßige Reinigungs- und Aufräumroutinen durchführen, um den Arbeitsplatz sauber zu halten. Mülleimer sollten regelmäßig geleert werden.

Effiziente Möbel und Aufbewahrungslösungen

Man sollte in Möbel und Aufbewahrungslösungen investieren, die den Bedürfnissen des Büros entsprechen. Vorteilhaft sind multifunktionale Möbel, um den verfügbaren Raum optimal zu nutzen.

Dekluttern und Minimieren

Hierunter wird das Reduzieren von überflüssiger Dekoration und persönlichen Gegenständen verstanden. Weniger ist oft mehr. Es ist wichtig, eine Umgebung zu schaffen, die beruhigend und produktiv ist.

Regelmäßige Überprüfung

Man sollte regelmäßige Termine für die Überprüfung und Organisation von Schreibtisch, Ablagen und elektronischen Dateien festlegen. Dadurch behält man eher den Überblick.

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