Wenn es um den Begriff „Ordnerstruktur“ geht, handelt es sich um das Dateisystem und die Art, wo und wie die entsprechenden Dateien gespeichert werden. Dabei können Dateien lokal auf der Festplatte des Arbeitsplatzrechners oder auf dem Firmenserver gespeichert werden.
Eine gute Ordnerstruktur im Büro ist entscheidend, um Dokumente schnell zu finden, die Effizienz zu steigern und die Arbeitsprozesse zu optimieren. Hierauf soll in diesem Ratgeber eingegangen werden.
Die richtigen Schritte zur guten Ordnerstruktur
Aufbau und Umfang einer Ordnerstruktur hängen in erster Linie von den zu erledigenden Aufgaben ab. Entweder gibt es schon feste Ordnerstrukturen oder jeder Mitarbeiter muss diese selbst für sich entscheiden.
Analyse der Arbeitsprozesse
Man sollte als Mitarbeiter die Arbeitsabläufe und Anforderungen verstehen. Nützlich ist es, die Hauptkategorien und Unterkategorien von Dokumenten zu identifizieren.
Hauptordner erstellen
Der Hauptordner stellt den übergeordneten Dateiordner in einem Verzeichnis dar. Für große Kategorien sollte man hier entsprechende Hauptordner anlegen, die den Inhalt der Dokumente repräsentieren. Dies könnten beispielsweise „Finanzen“, „Personal“, „Projekte“ usw. sein. Somit erhält man einen besseren Überblick.
Unterordner definieren
Innerhalb der Hauptordner werden die weiteren Unterordner erstellt, um die verschiedenen Aspekte jeder Kategorie zu organisieren. Zum Beispiel könnten Unterordner unter „Projekte“ die einzelnen Projektnamen repräsentieren.
Einheitliche Namensgebung verwenden
Man sollte eine einheitliche und leicht verständliche Namensgebung für Ordner und Unterordner verwenden. Dies erleichtert das schnelle Auffinden von Dokumenten. Gegebenenfalls kann man hier auch ein Nummern- oder Ziffernsystem einführen.
Datum oder Versionsnummern einbeziehen
Möchte man immer auf die aktuellen Vorlagen oder Dokumente zurückgreifen, macht es Sinn, Datumsangaben oder Versionsnummern in den Dateinamen oder Ordnerstrukturen einbeziehen. Damit lässt sich die Aktualität verfolgen.
Priorisierung der Hauptaufgaben
Man sollte die Ordnerstruktur so organisieren, dass die Hauptaufgaben und -themen oben in der Hierarchie stehen. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Informationen.
Zugriffsrechte festlegen
Es ist wichtig, klare Zugriffsrechte für die Ordner festzulegen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Datenschutz und Datensicherheit beachten.
Digitale und physische Dokumente berücksichtigen
Wenn man sowohl digitale als auch physische Dokumente bearbeiten muss, sollte man sicherstellen, dass die Ordnerstruktur beide Formate effektiv integriert. Papierdokumente kann man in diesem Fall einscannen und digitalisieren.
Aktualisierung und Wartung
Man sollte regelmäßig die Ordnerstruktur überprüfen und bei Bedarf anpassen. Veraltete Dokumente sollte man löschen und dafür sorgen, dass die Struktur den aktuellen Anforderungen entspricht.
Dokumentation der Ordnerstruktur
Teilweise lohnt es sich, eine Dokumentation oder einen Leitfaden zu erstellen, der die Ordnerstruktur erklärt. Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen Zugriff auf die Dateien haben.
Schulung der Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sollten in die Ordnerstruktur eingewiesen und geschult werden in Bezug auf die korrekte Nutzung und Organisation von Dokumenten.
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