Das Senden von eingescannten Dokumenten per E-Mail ist eine gängige Praxis und bietet die Möglichkeit, schnell und einfach Dokumente mit anderen zu teilen. In diesem Artikel sollen kurz die nötigen Schritte erläutert werden, die erforderlich sind, um eingescannte Dokumente direkt an eine E-Mail-Adresse zu senden.
Schritt 1: Dokumente scannen
Der erste Schritt beim Senden von eingescannten Dokumenten per E-Mail besteht darin, das Dokument zu scannen. In diesem Fall wird idealerweise ein Multifunktionsdrucker benötigt. Der verbaute Scanner sollte das Dokument in möglichst hoher Qualität scannen können.
Interessant ist, dass man anstelle des Scanners auch eine Smartphone-App verwenden kann. Dabei wird das Dokument mit der Kamera abfotografiert. Viele Druckerhersteller bieten diesbezüglich eine App-Lösung an.
Schritt 2: Dateiformat auswählen
Das Format der eingescannten Datei ist wichtig, da es bestimmt, wie das Dokument in der E-Mail angezeigt wird. Die meisten Scanner bieten eine Auswahl an Dateiformaten. Einige der gängigsten Formate sind PDF, JPEG und PNG. Wenn man das Dokument als PDF speichert, bleibt das Format unabhängig von der Software, die der Empfänger verwendet, unverändert. Wenn man das Dokument jedoch als JPEG oder PNG speichern, kann es möglicherweise zu Qualitätsverlusten kommen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Empfänger das Dokument auf einem anderen Gerät öffnet.
Schritt 3: Dokument an die E-Mail anhängen
Sobald das Dokument gescannt und im richtigen Format gespeichert ist, kann man es an die gewünschte E-Mail anhängen. Hierzu öffnet man das E-Mail-Programm und verfasst zunächst eine neue E-Mail. Danach sucht man nach der Schaltfläche „Anhang hinzufügen“. Anschließend kann man die abgespeicherte Scan-Datei der E-Mail hinzufügen beziehungsweise anhängen.
Schritt 4: E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben
Verständlicherweise muss man in das Feld „An:“ die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben. Ebenso verlangen die meisten E-Mail-Programme noch einen Betreff.
Schritt 6: E-Mail senden
Man sollte nochmals sorgfältig die E-Mail auf Fehler prüfen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen eingegeben wurden. Danach kann man auf den Button „Senden“ klicken.
Fazit: Ein schneller Weg, um Dokumente und Bilder zu versenden
Das Senden von eingescannten Dokumenten oder Bildern per E-Mail ist ein schneller und einfacher Weg, um diese Inhalte mit anderen zu teilen. Die vorgenannten Schritte dazu sind einfach und leicht zu befolgen. Wichtig ist, dass der Scan eine ausreichende Qualität besitzt. Dennoch sollte man aber auch auf die Größe der gescannten Datei achten, da diese ansonsten beim Empfänger Probleme bereiten kann.
Weitere Anleitungen und Hilfe
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