Es gibt verschiedene Methoden, um Dokumente zu digitalisieren. Die Wahl der Methode hängt von der Art des Dokuments ab. Voraussetzung sind ein Flachbettscanner oder ein Multifunktionsgerät mit Scanner. Es gibt aber auch reine Dokumentenscanner, die eine Stapel Papier nacheinander einziehen und scannen können. Hier im Ratgeber soll darauf eingegangen werden, wie man Dokumente digitalisieren kann.
Auf diese Weise können Dokumente digitalisiert werden
Mit den folgenden Techniken lassen sich Dokumente digitalisieren:
1. Scannen
Die gebräuchlichste Art ist die Verwendung eines Scanners. Damit kann man physische Dokumente in digitale Bilder konvertieren. Hierfür werden
- Flachbettscanner,
- Multifunktionsdrucker mit CIS-Scanner sowie
- Durchzugs-Scanner
verwendet. Am einfachsten ist es, ein zu scannendes Dokument auf das Vorlagenglas des Scanners zu legen und den Scanvorgang zu starten. Anschließend kann man noch die Art der Scan-Datei auswählen. In aller Regel werden hier JPG-Dateien erstellt, da der Scanner von einem Bild ausgeht.
2. Fotografie
In heutiger Zeit kann man Dokumente auch durch einfaches Abfotografieren digitalisieren. Dazu verwendet man eine hochwertige Kamera oder ein Smartphone. Damit lassen sich Fotos von den Dokumenten erstellen. Diese können beispielsweise direkt per E-Mail oder Web-Interface an den Empfänger gesandt werden. Man sollte jedoch auf eine gute Auflösung und eine ausreichende Beleuchtung achten.
3. Texterkennung (OCR)
Zu den meisten Scannern bieten die Hersteller häufig eine OCR-Software (Optical Character Recognition) an. Damit können die gescannten Dokumente im Bildformat in maschinenlesbare Texte umgewandelt werden. Je höher die Scanauflösung ist, umso besser kann die OCR-Software die Texte umwandeln. Somit lassen sich die im neuen Dateiformat vorliegenden Dokumente später auch durchsuchen und bearbeiten.
4. Konvertierung von Dateiformaten
Bilddateien können beispielsweise mithilfe von Konvertierungsprogrammen, wie zum Beispiel PDF24, in PDF-, DOCX-, XLSX- und andere Text-Formate umgewandelt werden. Diese Ergebnisse lassen sich später mit gängigen Textverarbeitungen oder Tabellenkalkulationen weiterverarbeiten.
5. Digitales Aufzeichnen
Von mündlichen oder visuellen Dokumenten kann man Audio- oder Videoaufnahmen erstellen. Diese Aufnahmen liegen danach in digitaler Form vor. Mithilfe einer Spracherkennungssoftware kann man später zum Beispiel die Audio-Aufnahmen wieder in eine Textdatei umwandeln.
6. Cloud-Speicher und Dateiverwaltung
Digitalisierte Dokumente oder Bilder kann man beispielsweise auch in einer Cloud speichern. Mithilfe von Cloudspeicherdiensten, wie Google Drive, Dropbox oder Microsoft OneDrive kann man von überall auf diese Dateien zugreifen. Für einen einfacheren Zugriff sollte man die Dateien in übersichtlichen Verzeichnissen abspeichern.
7. Dokumentenmanagement-Software
Zum Digitalisieren von Dokumenten kann man auch eine spezielle Dokumentenmanagement-Software einsetzen. Diese Programme bieten nicht nur verschiedene Scan- und Digitalisierungsmöglichkeiten, sondern auch ein funktionales Archivsystem. Dateien werden beispielsweise mit einem Index und einer Versionsnummer versehen und können in einer Datenbank schneller gefunden werden.
8. E-Mail und digitale Kommunikation
Zum Digitalisieren gehört es auch, wichtige E-Mails und Anhänge in geeigneten Ordnern zu speichern. Dabei kann man auch elektronische Signaturen für digitale Verträge und Vereinbarungen verwenden.
9. Web-Clipping
Wenn man bestimmte Webinhalte digitalisieren und archivieren möchte, kann man entsprechende Snipping-Tools zum Ausschneiden und Speichern von Webseiteninhalten verwenden.
10. Mobile Apps
Mobile Apps auf Smartphones kann man ebenfalls zum Scannen von Dokumenten verwenden. Diese sind häufig mit einer integrierten OCR-Funktion ausgestattet, sodass die Scans gleich in ein passendes Textformat umgewandelt werden können. Diese Apps ermöglichen es, Dokumente direkt mit einem Smartphone zu digitalisieren.
Darauf sollte man beim Digitalisieren achten
Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Digitalisierung gemäß den geltenden Datenschutz- und Sicherheitsstandards erfolgt, insbesondere wenn es sich um sensible Informationen handelt.
Weitere Ratgeber und Hilfe
- Anleitung: Drucker installieren
- Anleitung: Drucker deinstallieren
- Eine Druckerarten-Übersicht
- Einen Drucker am Arbeitsplatz einrichten
- Standarddrucker einrichten
- Netzwerkdrucker einrichten
- Drucker im Netzwerk finden
- WLAN Drucker einrichten
- Druckerserver einrichten
- Drucker mit Laptop verbinden
- Drucker mit Smartphone verbinden
- Drucker mit Tablet verbinden
- Drucker mit Fritz!Box verbinden
- Toner auf Rechnung
- Druckerpatronen auf Rechnung
