Der Druckbereich repräsentiert denjenigen Bereich, der auf einem Drucker ausgedruckt werden soll. In erster Linie spielt dieser bei Tabellenkalkulationen eine wichtige Rolle, weil viele Tabellen derart groß ausfallen, dass diese nicht so ohne Weiteres auf eine Druckseite passen.
Zwar kann man jede Tabelle auch nur auf einer Seite ausdrucken, jedoch wird hierbei die Schriftart so verkleinert, dass man die Tabelle später kaum lesen kann. Es ist daher wichtig, die relevanten Daten zu markieren und somit einen lesbaren Druckbereich festzulegen. Wie dies gelingt, soll dieser Ratgeber kurz aufzeigen.
Den Druckbereich in Microsoft Excel festlegen
In Microsoft Excel wird in aller Regel die Normalansicht angezeigt. Wer feststellen möchte, wie das Tabellenblatt später ausgedruckt wird, sollte in die Seitenansicht wechseln. Diesbezüglich findet man in der Statuszeile unterhalb des Tabellenblattes das Icon „Seitenlayout“. Hier kann man erkennen, ob die Tabelle über mehrere Seiten ausgedruckt wird. Anzumerken ist, dass hier beispielsweise auch Grafiken zerstückelt dargestellt werden können.
In diesem Fall geht man folgendermaßen vor:
- auf die Registerkarte „Seitenlayout“ klicken
- nun in der Gruppe „An Format anpassen“ die Breite und Höhe der Seite auf „Automatisch“ einstellen
- wer die Tabelle auf einer Seite ausdrucken möchte, wählt unter Breite und Höhe „1 Seite“
- danach wird die Tabelle mit oder ohne Grafik skaliert
- man sollte darauf achten, dass die Tabelle anschließend noch lesbar ist
Excel-Tabelle für mehrere Seiten bearbeiten
Wenn eine Excel-Tabelle nicht auf eine Seite passt, muss man den Druckbereich entsprechend anpassen:
- zum Menüpunkt „Seite einrichten“ gehen
- hier kann man zwischen Hoch- und Querformat wählen
- das Druckergebnis lässt sich über „Seitenansicht“ überprüfen
- wenn die Druckausgabe stimmig ist, kann man diese drucken
- soll dagegen nur ein Teilbereich der Tabelle leserlich ausgedruckt werden, wird in der Normalansicht der zu druckende Bereich mit der Maus markiert
- danach geht man wieder auf die Registerkarte „Seitenlayout“
- dort muss das Dropdown-Menü „Druckbereich“ angeklickt werden
- hier wird nun der Eintrag „Druckbereich festlegen“ ausgewählt
- unter „Datei – Drucken“ kann man nun sehen, wie der markierte Bereich ausgedruckt wird
- wenn die Druckausgabe stimmig ist, kann man diese drucken
Fazit: Tabelle verkleinern oder den Druckbereich festlegen
Nicht immer lässt sich eine Tabelle als Ganzes auf eine Seite ausdrucken. Sinnvoll ist es, wenn man die zu druckenden Bereiche einer Tabelle markiert und diese als Druckbereich festlegt. Auf diese Weise sind die relevanten Daten immer im Blick.
