Wie funktioniert ein digitales Büro?

Die meisten Dinge laufen heute in einem Büro digital ab. Dennoch wird in vielen Bereichen noch auf Papierdokumente gesetzt. Die Suche nach handschriftlichen Notizen, Aktenordnern und Briefen gehört damit zum Alltagsbild. Sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich überlegen sich viele, die Arbeiten vollständig digital abzuwickeln. Wie ein digitales Büro funktioniert, soll der nachfolgende Ratgeber zeigen.

Die Voraussetzungen für ein digitales Büro

Wer sein Büro digital gestalten möchte, der benötigt zunächst die passende Hardware sowie die dazugehörige Software. In den meisten Büros gibt es bereits eine IT-Ausstattung. In Unternehmen werden häufig verschiedene Netzwerkstrukturen eingesetzt. Dokumente und Fotos werden auf Festplatten oder Servern gespeichert. Der E-Mail-Verkehr ist meist schon digital abgebildet.

Dennoch werden in vielen Bereichen Papierdokumente ausgedruckt. Wer den Einsatz von Papier, Druckern und dessen Verbrauchsmaterialien reduzieren möchte, der sollte sich Gedanken über ein gutes Dokumentenmanagementsystem machen. Es bildet die Grundlage und kann in eine bestehende IT-Infrastruktur neben den bestehenden Fachprogrammen implementiert werden. Das sogenannte DMS (Dokumentenmanagementsystem) übernimmt in erster Linie die Archivierung und Verteilung gescannter oder gespeicherter Dokumente und Fotos.

Die gewünschten Unterlagen lassen sich damit wesentlich schneller finden, als wenn man stattdessen unzählige Aktenordner durchsuchen müsste. Viele Softwareanbieter haben mittlerweile ein DMS im Angebot. Darauf sollte man für ein digitales Büro keinesfalls verzichten.

Der Arbeitsablauf in einem digitalen Büro

Zunächst spielt es keine Rolle, ob man im Büro eines Unternehmens tätig ist, im Home-Office oder gar von unterwegs aus arbeitet. Beispielhaft soll der Ablauf in einem normalen Büro dargestellt werden.

Der Posteingang

Jedes Unternehmen wird von Kunden, Lieferanten oder Behörden Briefpost auf dem Postweg zugestellt bekommen. Natürlich kann man diese an die jeweiligen Sachbearbeiter weiterleiten. Moderne Unternehmen unterhalten eine eigene Poststelle, die mit Scannern ausgestattet ist. Hier können die Schriftstücke eingescannt beziehungsweise digitalisiert werden.

Die Mitarbeiter der Poststelle nutzen eine Schnittstelle des Dokumentenmanagementsystems, mit dem die Eingangspost eindeutig gekennzeichnet wird. Man kann hierfür einen Index vergeben, das Eingangsdatum vermerken und natürlich auch den Bereich innerhalb des Unternehmens angeben, an den das digitale Dokument weitergeleitet werden soll. Im einfachsten Fall werden die gescannten Dokumente einfach per E-Mail an den jeweiligen Sachbearbeiter weitergeleitet.

Die Bearbeitung der Eingangspost

In den jeweiligen Fachabteilungen und Büros erhalten die Beschäftigten eine Mitteilung vom DMS, dass neue Eingangspost auf sie wartet. Die dortigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben sodann die Möglichkeit, den Posteingang zu bearbeiten. Neben den gescannten Dokumenten können auch noch tagesaktuelle E-Mails hinzukommen. Die Anlagen liegen ebenfalls in digitaler Form vor und können bei Bedarf dem DMS hinzugefügt werden.

Je nach Aufgabe verbleiben die zu bearbeitenden Aufgaben solange im Posteingangskorb eines Sachbearbeiters, bis dieser den Vorgang vollends erledigt hat. Ein gutes DMS bietet zudem die Möglichkeit, dass auch andere Beteiligte an den Dokumenten arbeiten können. Dies ist selbst von unterwegs aus möglich.

Die Ablage und Archivierung

Müssen bestimmte Vorgänge später noch einmal angefasst und weiterbearbeitet werden, gelangen diese in eine elektronische Ablage. Von dort lassen sich die Dokumente ohne großen Aufwand wieder aufrufen. Ebenfalls Aufgabe der in den Fachabteilungen beschäftigten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist es, die bearbeitete, digitale Post zu archivieren. Die Archivierung ist eine der Hauptaufgaben eines DMS.

Die dort hinterlegten Dokumente werden mit einem Erledigungsvermerk versehen. Sie können aber dennoch jederzeit wieder aufgerufen und bearbeitet werden. Der Bearbeitungskreislauf beginnt dann von vorne. Lediglich in Buchhaltungssystemen muss sichergestellt sein, dass nachträglich keine Veränderungen mehr vorgenommen werden können.

Verknüpfung mit anderen Anwendungen

In modernen Büros wird eine Vielzahl an Standard- und Spezial-Software eingesetzt. Die Ergebnisse können dann vom DMS aufgenommen und abgelegt werden. Wie zuvor erwähnt, können auch E-Mails integriert werden. Interessant ist, dass sich auch Chat-Verläufe archivieren lassen.

Dokumente drucken

Auch wenn ein Unternehmen oder das Home-Office in ein digitales Büro umgestaltet worden ist, gelingt der Versand der Ausgangspost nicht immer vollkommen digital. Es gibt natürlich Kunden und auch Behörden, die eine schriftliche Bestätigung wünschen. In diesem Fall kommt man um das Drucken von Dokumenten nicht herum.

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