Wie funktioniert die Fax-Weiterleitung an eine E-Mail-Adresse?

Die Fax-Weiterleitung an eine E-Mail-Adresse erfolgt in der Regel mithilfe eines Fax-zu-E-Mail-Dienstes oder einer Fax-Server-Software. In heutiger Zeit ist es wesentlich einfacher E-Mails zu empfangen als physische Faxnachrichten. Wie die Fax-Weiterleitung an eine E-Mail-Adresse erfolgt, soll dieser Ratgeber zeigen.

Einrichtung des Fax-Weiterleitungsdienstes oder der Software

Zunächst muss man entweder einen Fax-Weiterleitungsdienst eines Drittanbieters abonnieren oder Fax-Server-Software auf dem eigenen Server installieren. Diese Dienste oder Software ermöglichen es, eingehende Faxnachrichten in digitale Formate zu konvertieren und an E-Mail-Adressen weiterzuleiten.

Zuweisung einer Faxnummer

Wenn man einen Fax-Weiterleitungsdienst nutzt, erhält man normalerweise eine spezielle Faxnummer, die mit dem Dienst verknüpft ist. Wer dagegen eine Fax-Server-Software verwendet, wird die Faxnummer direkt mit diesem System konfiguriert.

Konfiguration der Weiterleitungsregeln

Man kann Regeln festlegen, um zu definieren, wie eingehende Faxe weitergeleitet werden sollen. Dies kann basierend auf der Faxnummer des Absenders, Schlüsselwörtern im Faxtext oder anderen Kriterien geschehen. Als Ziel muss man lediglich die E-Mail-Adresse oder -Adressen angeben, an die die Faxe weitergeleitet werden sollen.

Empfang von Faxen

Wenn jemand ein Fax an die zugewiesene Faxnummer sendet, empfängt der Fax-Weiterleitungsdienst oder die Software das Fax. Es wird dann in ein digitales Format konvertiert.

Weiterleitung per E-Mail

Nach der Konvertierung wird das Fax als Anhang oder in Form eines Links per E-Mail an die zuvor konfigurierten E-Mail-Adressen gesendet. Die E-Mail enthält normalerweise das Fax als PDF-Datei oder in einem anderen gängigen Dateiformat. Diese Faxdaten im PDF-Format lassen sich zudem einfacher speichern.

Benachrichtigungen und Speicherung

Man kann Benachrichtigungen einrichten, um über eingehende Faxe informiert zu werden. Außerdem kann man die digitalen Kopien der Faxe für die spätere Archivierung speichern. Einige Dienste bieten auch zusätzliche Funktionen wie OCR (Optical Character Recognition), um den Text in den Faxen durchsuchbar zu machen. Zudem gibt es Verschlüsselungen, um die Sicherheit der übertragenen Dokumente zu gewährleisten. Die Fax-Weiterleitung an E-Mail-Adressen ist eine effiziente Möglichkeit, physische Faxgeräte zu ersetzen und den Faxkommunikationsprozess in Unternehmen zu modernisieren.

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