Man kann eine Vielzahl von Dokumenten digitalisieren, um sie in elektronischer Form zu speichern, zu verwalten und zu verwenden. Grundvoraussetzung sind geeignete Scanner, die es als Flachbettscanner und integrierte CIS-Scanner in Multifunktionsdruckern gibt. Es gibt auch spezielle Dokumentenscanner, welche die zu scannenden Dokumenten nacheinander einziehen.
Aber auch mithilfe von Fotos und einer OCR-Erkennungssoftware lassen sich zum Beispiel Dokumente ditigalisieren. In diesem Ratgeber soll kurz darauf eingegangen werden, welche Dokumente man digitalisieren kann.
Folgende Dokumente können digitalisiert werden
Die nachfolgenden Beispiele sind verständlicherweise nicht abschließend aufgeführt. Grundsätzlich kann jede Form von Papier bis zu einem bestimmten Format (meist DIN A4) digitalisiert werden. Hier sind einige Beispiele:
Textdokumente
Textdokumente werden am häufigsten eingescannt und digitalisiert. Diese lassen sich nicht nur einfacher archivieren, sondern können auch per E-Mail versandt werden. Ebenso ist eine Speicherung in einer Cloud möglich. Hierzu gehören zum Beispiel:
- Briefe
- Berichte
- Notizen
- Verträge
- Bücher
- Zeitschriften
Schwieriger wird es bei Büchern und Zeitschriften, da die Seiten in aller Regel einzeln auf das Vorlagenglas gelegt werden müssen.
Bilder und Grafiken
- Fotos
- Illustrationen
- Diagramme
- Pläne
- Grafiken
Hier sollte man darauf achten, dass der Scanner auch farbig scannen kann. Zudem kommt es hier auf eine höhere Auflösung an, wobei dadurch die Dateigröße ebenfalls vergrößert wird.
Tabellenkalkulationen
- Finanztabellen
- Budgets
- Rechnungen
- Statistiken
Tabellen werden eigentlich nur selten digitalisiert, da diese auch bequem als PDF-Datei abgespeichert werden können. Lediglich in dem Fall, in dem die Tabelle nur als Papierausdruck vorliegt, lohnt sich ein Scannen.
Präsentationen
- PowerPoint-Präsentationen
- Keynote-Präsentationen
- Folien
Damit umfangreiche Präsentationen besser per E-Mail versandt werden können, lohnt es sich mitunter, diese zu digitalisieren.
Audio- und Videodateien
- Aufnahmen von Meetings
- Schulungsvideos
- Podcasts
Audio- und Videodateien liegen meist in einem bestimmten Speicherformat vor.
Durch eine nachträgliche Digitalisierung in einem anderen Format lässt sich vielleicht die Speichergröße verringern, sodass diese platzsparend archiviert werden können. Besonders praktisch ist das Digitalisieren von analogen Datenträgern, wie zum Beispiel Audio-Kassette oder Schallplatte. Die dortigen Inhalte werden durch Digitalisieren in ein entsprechendes Dateiformat konvertiert.
Formulare
- Anträge
- Umfragen
- Anmeldungen
Wenn man Formulare auf Webseiten zum Download anbieten möchte, lohnt es sich, diese zuvor zu scannen beziehungsweise zu digitalisieren. Je nach Art kann man die Formulare so abspeichern, dass der Nutzer diese auch gleich ausfüllen kann.
Verträge und rechtliche Dokumente
- Mietverträge
- Arbeitsverträge
- Rechtliche Vereinbarungen
Eine nützliche Speicherform ist das Digitalisieren von wichtigen Verträgen und Dokumenten. Viele speichern diese anschließend in einer Cloud, wobei man dann von überall darauf zugreifen kann. Das Scannen von Verträgen und Vereinbaren macht Sinn, wenn man diese sicherheitshalber nochmal als Datei irgendwo zwischenspeichern möchte. Ebenso ist es ein wichtiger Schritt zum papierlosen Büro.
Geschäftsunterlagen
- Rechnungen
- Quittungen
- Bestellungen
Im Geschäftsleben macht es aus steuerlichen Gründen Sinn, diese auch gleich digital abzulegen.
Gescannte Kopien von physischen Dokumenten
- Personalausweise
- Reisepässe
- Urkunden
In diesem Fall dient das Scannen dieser Dokumente der eigenen Sicherheit. Ebenso verlangen viele Anbieter Ausweisdokumente mittlerweile als Scan. Diese können in einer Cloud von überall abgerufen werden.
E-Mails und Korrespondenz
- Geschäftliche E-Mails
- Privatkorrespondenz
Auch hier steht wieder der Sicherheitsgedanke im Vordergrund. Eingescannte E-Mail lassen sich im Nachhinein nicht wieder verändern und können auf diese Weise gut archiviert werden.
Webseiten und Webinhalte
- Webseitensnippets
- Online-Artikel
Zu Beweiszwecken kann man Webseiten und deren Inhalte gut sicher. Wenn die Webseite einmal vom Server genommen wird, lässt sich der Inhalt auch später noch gut nachweisen.
Wissenschaftliche Arbeiten und Forschungsartikel
- Thesen
- Artikel
- Forschungsberichte
Das Scannen dieser Artikel dient wieder den Archivierungszwecken. Ebenfalls kann man diese Arbeiten sehr gut zu den eigenen Forschungsarbeiten speichern, sodass man alles an einem Speicherort hat.
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