Büromaterial stellt in aller Regel Büro- und Schreibbedarf dar, welcher ausschließlich für eine berufliche Tätigkeit eingesetzt wird. Die Ausgaben hierfür fallen unter die sogenannten Werbungskosten, welche die Steuerschuld mildern können. Es ist daher für jeden überaus wichtig, die Kaufbelege für Büromaterial aufzubewahren und gesammelt für die nächste Steuererklärung bereitzuhalten. Was man als Büromaterial absetzen kann, soll in diesem Ratgeber kurz dargestellt werden.
Kosten für Büromaterial mindert die Steuerschuld
Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen haben die Möglichkeit, über ihre Steuererklärung verschiedene Werbungskosten geltend zu machen. Hierzu gehört beispielsweise das Büromaterial, wie
- Schreibpapier
- Stifte
- Heftapparate und Heftklammern
- Locher
- Ordner und Hefter
- Druckerpapier
- Druckerpatronen und / oder Tonerkartuschen
Davon zu unterscheiden ist die Betriebs- und Geschäftsausstattung.
Technische Geräte sind kein Büromaterial
Von der Steuer lassen sich auch technische Geräte absetzen. Hierzu gehören beispielsweise
- PC, Laptop und Tablet
- die notwendige Software
- Drucker
- Taschenrechner
- reine Fotokopierer
- Telefone, Smartphone und dazugehörige Mobilfunkkosten
Drucker und Verbrauchsmaterialien absetzen
Drucker und Verbrauchsmaterialien können zu den Arbeitsmitteln gehören, welche diese vornehmlich für berufliche oder betriebliche Zwecke eingesetzt werden. Sie fallen damit unter die Werbungs- beziehungsweise Betriebskosten. Man sollte jedoch den eigentlichen Verwendungszweck genau beschreiben. Ein Multifunktionsdrucker der unteren oder mittleren Preisklasse, der auch von der Familie genutzt wird, fällt in aller Regel nicht hierunter. Unabhängig vom Kaufpreis kann ein solcher Drucker jedoch von der Steuer abgesetzt werden, wenn man als Nutzer den beruflichen Einsatzzweck genau beschreibt. Bei teuren Profi-Druckern geht das Finanzamt schon eher davon aus, dass dieser nicht privat genutzt wird. Insgesamt muss die berufliche Nutzung dieser Geräte bei mindestens 90 Prozent liegen.
Mittlerweile ist es sogar möglich, die private und berufliche Nutzung aufzuteilen. In diesem Fall müssen aber die anfallenden Kosten genau für jeden Nutzungszweck beziffert werden. Interessant ist auch, dass technische Geräte bis zu einem Anschaffungswert von 800 Euro vollständig bei der nächsten Steuererklärung abgesetzt werden können. Alles was darüber liegt, muss auf eine mögliche Nutzungsdauer verteilt werden. Dies ist mit einer Art von jährlicher Abschreibung vergleichbar.
Eine Ausnahme bilden wieder Computer und Software. Das Bundesfinanzministerium hat seit dem 01.01.2021 die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer auf ein Jahr festgelegt. Durch diese großzügige Regelung können Computer und Software unabhängig von der Kaufhöhe in einem Jahr als Werbungskosten abgesetzt werden. Hierzu gehören aber auch Drucker und Verbrauchsmaterial.
Wo werden diese Werbungskosten in der Steuererklärung angegeben?
Werbungskosten findet man bei der Einkommensteuererklärung in der Anlage N. Dabei hat bei einer Zusammenveranlagung (zum Beispiel bei Eheleuten) jeder die Möglichkeit, eine eigene Anlage N auszufüllen. In der Anlage N findet man unter Ziffer 41 den Punkt „Werbungskosten: Aufwendungen für Arbeitsmittel“. Dort kann man die o.g. Werbungskosten entweder in einer Summe oder noch besser getrennt voneinander eintragen.
Über das elektronische Elster-Formular hat man hier den Menüpunkt „Hinzufügen“, sodass sich hier die einzelnen Werbungskosten übersichtlich einfügen lassen. Handelt es sich um Betriebskosten für ein Gewerbe, so werden diese entweder in der Einnahme-Überschuss-Rechnung erfasst. Diese kommen unter dem Begriff „Betriebsausgaben“ in die Zeilen 23 bis 27. Dabei hat man auch die Möglichkeit, eine Betriebsausgabenpauschale anzugeben, was insbesondere bei freiberuflicher Tätigkeit in Betracht kommen kann.
Fazit: Büromaterial lässt sich einfach von der Steuer absetzen
Büromaterial, wie zum Beispiel Tintenpatronen oder Tonerkartuschen, gehören zu den regelmäßig anfallenden Verbrauchsmaterialien. Hier sollte man die Rechnungen und Kassenbons gut aufbewahren. Da die Anschaffungskosten in aller Regel recht überschaubar sind, werden diese in aller Regel anstandslos vom Finanzamt übernommen.
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