Wer umfangreiche Dokumente ausdrucken muss, der sollte sich vielleicht mit dem Thema Dokumentenverwaltung etwas näher auseinandersetzen. Ein Beispiel stellt die Software Nuance PaperPort dar. Dieses Tool arbeitet auf 32-Bit- und 64-Bit-Rechnern. Sie läuft auf den Windows Betriebssystemen ab Windows XP aufwärts. Um was es sich hierbei im Einzelnen handelt, soll hier kurz beschrieben werden.
Das steckt hinter Nuance PaperPort
Hinter dem Label Nuance verbirgt sich die amerikanische Nuance Communications Inc., die im Jahr 1992 gegründet wurde. Das Unternehmen ist in erster Linie mit seiner Spracherkennungssoftware bekannt geworden. Zu den Produkten gehört auch Nuance PaperPort. Mit dieser Software kann man Dokumente scannen und in bearbeitungsfähige Dateien umwandeln. Das Tool arbeitet nicht nur mit reinen Scannern, sondern auch mit Multifunktionsdruckern problemlos zusammen. Ebenfalls können Dokumente vom iPhone oder Android-Smartphone umgewandelt werden.
Mit PaperPort lassen sich die beliebten Smart Search Kopien erstellen. Diese können gegen versehentliches Löschen geschützt werden und bilden einen Teil des innovativen Dokumentenmanagement-Systems. Nuance PaperPort ist eine interessante Lösung auf dem Weg zum papierlosen Büro. Häufig findet man eine Version als Beigabe bestimmter Brother Tintenstrahldrucker oder Laserdrucker. Ebenso kann man die Software separat als Vollversion kaufen oder zunächst als Testversion kostenfrei testen.
Scannen leichtgemacht
Mit Nuance PaperPort kann man auf einfache Weise Dokumente scannen. Hierbei geht man folgendermaßen vor:
- Nuance PaperPort starten und auf die Registerkarte „Desktop“ klicken.
- In der linken Anzeige lassen sich verschiedene Einstellungen vornehmen.
- Unter „Auswählen“ wird das entsprechende Scangerät ausgewählt.
- Nun wird das entsprechende Profil, wie zum Beispiel „Farbdokument“ oder „Durchsuchbares PDF-Farbdokument“ ausgewählt.
- Anschließend kann man auf „Einstellungen“ klicken und dort im Reiter „Scannen“ die Scan-Helligkeit und den Kontrast verändern. Hier steht auch der Schwarzweiß-Modus zur Verfügung.
- Die Eingaben werden mit OK gespeichert.
- Über den Button „Scannen“ links unter der Anzeige wird der Scanvorgang gestartet.
- Darunter muss noch die Benachrichtigungsoption für den Druckauftrag festgelegt werden. Hier wird ein Häkchen bei „JOB ID beim Drucken anzeigen“ angeklickt.
- Auf der rechten Seite des Fensters muss noch der Benutzername eingegeben werden. Diese Benutzer-ID benötigt der Drucker, um den User zu identifizieren. Alle abgesandten Druckaufträge werden unter diesem Benutzernamen gesammelt.
- Darunter kann man noch den Namen für den Druckauftrag bestimmen.
- Diese Voreinstellungen speichert man für den Druckauftrag ab.
- Mit OK wird das Ganze bestätigt.
Einer der größten Vorteile von PaperPort ist, dass man hier nicht nur einfache Scans erzeugen kann, sondern dass diese später auch bearbeitet bzw. durchsucht werden können. Hier kommt die von Nuance innovative OCR-Technik zum Einsatz.
PaperPort online nutzen
PaperPort bietet einen speziellen Cloud-Dienst an. Man kann entweder über den Browser oder über das Smartphone darauf zugreifen. Die in der Cloud abgelegten Dateien sind überaus sicher und gegen Datenverlust geschützt. Ebenfalls ist in Nuance PaperPort ein Mail-Client integriert, sodass sich Office-Dateien oder PDFs auf einfache Weise per E-Mail versenden lassen.
Fazit: Nuance PaperPort hilft bei der Dokumentenorganisation
Die Software Nuance PaperPort ist ein mächtiges Tool, mit dem sich Scans in bearbeitbare Dateien umwandeln lassen. Gleichfalls wird ein hoher Datenschutz gewährleistet. Die Dateien können bei Bedarf in einer Cloud abgelegt werden und lassen sich auch vom Smartphone aus abgreifen. Für eine moderne Dokumentenverwaltung stellt PaperPort eine interessante Lösung dar.
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