Was ist ein papierloses Büro?

Ein papierloses Büro bezieht sich auf eine Arbeitsumgebung, in der weitgehend auf die Verwendung von Papierdokumenten verzichtet wird. Stattdessen werden digitale Technologien und elektronische Dokumente genutzt, um Informationen zu erstellen, zu teilen, zu speichern und zu verwalten.

Das Ziel eines papierlosen Büros ist es, den Einsatz von Papier zu minimieren oder sogar gänzlich zu eliminieren, um Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen, Umweltaspekte und verbesserte Arbeitsabläufe zu erreichen. In diesem Ratgeber soll etwas näher darauf eingegangen werden.

Der Verzicht auf Papierdokumente

Die Verwendung von Papier bringt zahlreiche Nachteile mit sich, jedoch keinerlei Vorteile. Die Nachteile sind vielfältig und umfassen Umweltbelastungen durch die Herstellung, kontinuierlich steigende Kosten für die Papierproduktion sowie die Knappheit von Rohstoffen. Diese Punkte sind nur einige der Argumente gegen die Nutzung von Papier. Hinzu kommt der zeitliche Aufwand für die Erstellung von Kopien, die Ablage und die Suche nach Dokumenten.

Nicht zu vernachlässigen ist auch die beunruhigende Vorstellung, dass wichtige Dokumente verloren gehen könnten. In einem digitalen Büro können Kopien hingegen mit einem einfachen Mausklick erstellt werden, und Informationen werden redundant auf sicheren Archivierungsmedien abgelegt. Das Argument des erheblich geringeren Platzbedarfs für die Ablage digitaler Dokumente ist nicht zuletzt ein entscheidendes Kriterium zugunsten der Digitalisierung.

Die Vorzüge im Überblick

In einem papierlosen Büro werden traditionelle Papierdokumente durch digitale Dokumente ersetzt, die elektronisch erstellt, bearbeitet und gespeichert werden können. Dies umfasst die Verwendung von Computern, Tablets, Smartphones und anderen elektronischen Geräten, um Informationen zu erstellen und auszutauschen.

Elektronische Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) können eingesetzt werden, um den Lebenszyklus von digitalen Dokumenten zu verwalten, von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Archivierung. Die Vorteile eines papierlosen Büros können vielfältig sein, einschließlich besserer Organisation, einfacherer Zusammenarbeit, schnellerem Informationszugriff, geringerem Papierverbrauch, Platzersparnis und Umweltfreundlichkeit.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die vollständige Umstellung auf ein papierloses Büro je nach Branche, Unternehmensgröße und individuellen Anforderungen unterschiedlich umsetzbar ist. Oft wird auch der Begriff „papierarmes Büro“ verwendet, um auf eine geringere Verwendung von Papier hinzuweisen, auch wenn nicht der komplette Verzicht angestrebt wird.

Nicht immer kann auf Papier verzichtet werden

Es gibt natürlich etliche Branchen und Bereiche, in denen Papierdokumente eine wichtige Rolle spielen. Hierzu gehören Dokumente in Grundbuchangelegenheiten, wie Kaufverträge, Grundbuchauszüge etc., aber auch in Form von Zeugnissen und Arbeitsverträgen. Ebenso gibt es einige Bevölkerungsgruppen, die technisch nicht so gut aufgestellt sind und mit einem papierlosen Büro „noch“ nichts anfangen können.

Zudem werden zahlreiche Werbebotschaften, wie zum Beispiel Flugblätter, Flyer etc. benötigt, um bestimmte Kundengruppen gezielt ansprechen zu können. Daher lässt sich ein papierloses Büro meist nur in solchen Bereichen einsetzen, in denen wirklich von Anfang an auf Papierdokumente verzichtet werden kann.

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