Die Büroorganisation umfasst eine Vielzahl von Aufgaben und Praktiken, die darauf abzielen, die Effizienz, Produktivität und Ordnung in einem Büro zu gewährleisten. Während die räumlichen Gegebenheiten und die Technik meist vom Arbeitgeber vorgegeben werden, kann jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin selbst entscheiden, wie die alltägliche Arbeit am besten erledigt werden kann. Was alles zur Büroorganisation gehört, soll der nachfolgende Ratgeber kurz aufzeigen.
Überblick über die Büroorganisation
Es gibt einige wichtige Punkte, die bei der Organisation von Büroarbeit beachtet werden sollten.
Arbeitsplatzgestaltung
Für die Gestaltung des Arbeitsplatzes müssen die Bestimmungen des Arbeitsschutzes beachtet werden. Hierzu gehört unter anderem die effiziente Anordnung von Möbeln, Ausrüstung und Arbeitsstationen. Wichtig ist hierbei eine ergonomische Gestaltung, um die Gesundheit und den Komfort der Mitarbeiter zu fördern.
Ablage- und Dokumentenmanagement
Das papierlose Büro gibt es noch nicht in allen Bereichen. Daher sollte man auf die Einrichtung eines effektiven Systems zur Ablage und Organisation von Dokumenten achten. Vorteilhaft wäre die Verwendung von digitalen Dokumentenmanagement-Tools.
Zeitmanagement
Die Planung von Zeitplänen und Terminen ist für einen reibungslosen Ablauf wichtig. Ebenso sollten Aufgaben priorisiert werden und unter Umständen delegiert werden. Hilfreich sind dabei spezielle Zeitmanagement-Tools und -Techniken.
Kommunikation
Unternehmen sollten eine effektive, interne und externe Kommunikation nutzen. Dazu stehen in aller Regel Kommunikationstools wie E-Mails, Instant Messaging, Videokonferenzen usw. zur Verfügung.
Büromaterial und -ausstattung
Büromaterialien müssen in ausreichender Menge zur Verfügung stehen und bei Bedarf jederzeit nachzubestellen sein. Ebenso darf es auch an der Büroausstattung allgemein nicht scheitern.
Aufgaben- und Projektmanagement
Für komplexe Aufgaben werden Projektmanagement-Tools empfohlen. Generell müssen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Ziele klar definiert sein.
Bürotechnologie
Die Bürogeräte und insbesondere die IT-Ausstattung müssen den Anforderungen der Bürotätigkeit genügen. Die Wartung und Pflege wird meist von Fachabteilungen oder externen Serviceunternehmen durchgeführt. Es ist von Vorteil, neue Technologien zur Verbesserung der Arbeitsprozesse zu integrieren. Hierzu gehören beispielsweise auch moderne und leistungsfähige Arbeitsplatz- oder Abteilungsdrucker.
Ordnung und Sauberkeit
Nicht benötigte Materialien, Dokumente und Akten müssen entsorgt oder archiviert werden. Generell macht es an einem sauberen und ordentlichen Arbeitsplatz mehr Spaß zu arbeiten. Die Reinigungsarbeiten werden meistens von externen Fachunternehmen vorgenommen.
Bürosicherheit
Datenschutz und Datensicherheit spielen in Unternehmen eine wichtige Rolle. Meist gibt es hierzu entsprechende Sicherheitsrichtlinien. Diese betreffen auch die Zugangsberechtigung zu den einzelnen Büroräumen. Mitarbeiter sollten in Bezug auf Sicherheitsverfahren geschult werden.
Personalmanagement
Zu einer guten Büroorganisation gehört beispielsweise die Koordination von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen über wichtige Maßnahmen informiert werden.
Reise- und Veranstaltungsplanung
Hierzu gehört die Organisation von Geschäftsreisen, aber auch die Planung und Koordination von Veranstaltungen und Meetings.
Archivierung
Wichtige Unterlagen müssen dauerhaft archiviert und dennoch jederzeit zugänglich sein. Ein Dokumentenmanagementsystem kann hier weiterhelfen. Papierakten sollten in geeigneten Aktenschränken oder in Archivräumen aufbewahrt werden.
Eine gute Organisation ist wichtig
Die genaue Struktur der Büroorganisation kann je nach Unternehmen und Branche variieren. Eine effektive Büroorganisation trägt jedoch dazu bei, die Arbeitsabläufe zu optimieren, die Effizienz zu steigern und letztendlich den Erfolg des Unternehmens zu fördern.
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