In vielen Betrieben ist von Managed Print Services die Rede. Wer für sein Unternehmen eine IT-Infrastruktur plant, der sollte sich über die Vorteile von MPS eingehend informieren. In diesem Ratgeber soll auf dieses Thema etwas näher eingegangen werden.
Was sind eigentlich Managed Print Services?
Wer einen neuen Drucker benötigt, der kauft diesen vielleicht am günstigsten über ein Online-Portal. Der Drucker wird schnell geliefert und ist meist sofort im Einsatz. Für den laufenden Betrieb fallen jedoch nicht unerhebliche Kosten für die Verbrauchsmaterialien an. Diese Lösung bevorzugen Privatanwender und kleinere Unternehmen. Wenn Drucker in Unternehmen betrieben werden, sollten sich diese problemlos ins Netzwerk integrieren lassen.
Bei größeren Unternehmen können externe Dienstleister die IT-Infrastruktur verwalten und überwachen. Einige dieser Anbieter haben sich auf Managed Print Services spezialisiert. Damit lassen sich alle Drucker im Flottenbetrieb eines Unternehmens verwalten. Diese Servicedienstleister sorgen nicht nur für den reibungslosen Betrieb, sondern auch für das benötigte Druckerzubehör bzw. die Verbrauchsmaterialien. Die Unternehmen selbst müssen lediglich ihre Druckaufträge absenden.
Anzumerken ist, dass für ein gutes Managed Print Service ausschließlich professionelle Multifunktionsdrucker eingesetzt werden. Diese können weitaus mehr als nur drucken und fotokopieren. Managed Print Services sind letztlich Druckdienstleistungen, die von einem externen IT-Dienstleister angeboten werden.
Lohnt sich der Aufwand?
In den letzten Jahren haben in Deutschland die Unternehmen etwa 34 Milliarden Euro für das Dokumentendrucken ausgegeben. Abhängig von der Branche macht dies zwischen 3 und 6 % des Umsatzes eines Unternehmens aus. Die meisten Unternehmen können weder die anfallenden Druckkosten noch das benötigte Druckvolumen voraussagen. Eine Kosten-Nutzen-Analyse ist somit nur schwer oder gar nicht möglich.
Die Hardwarekosten der Drucker und MFPs betragen meist nur 20 % der Kosten eines Gesamtsystems. Maßgeblich sind jedoch die Verbrauchskosten, die als indirekte Kosten zu Buche schlagen. Hierzu gehören beispielsweise die Kosten für
- Druckertinte,
- Toner,
- Bildtrommeln,
- Fixiereinheiten,
- Druckerpapier und
- Energie.
Hinzu kommen noch die Kosten für Wartung und Reparatur. Bei mittleren Unternehmen kann es vorkommen, dass sich der Einkauf nicht sonderlich gut mit der Anschaffung neuer Drucker auskennt. Neben schlechten Einkaufskonditionen und einem ineffizienten Support kommt noch ein unkoordinierter Verbrauchsmaterial-Einkauf hinzu.
Ein Managed Print Service kann die Drucker-Infrastruktur eines Unternehmens wesentlich transparenter machen. Die Experten schauen sich die Gesamtlage an und können nicht nur die richtigen Drucker auswählen, sondern auch die Druckprozesse insgesamt optimieren. Damit lassen sich zum Beispiel die Druckkosten insgesamt um bis zu 30 % sparen.
Die beauftragen Servicedienstleister übernehmen die Installation und sorgen auch dafür, dass die Druckersoftware auf dem neuesten Stand gehalten wird. Insoweit arbeiten die Experten der Managed Print Service Anbieter eng mit den eigenen IT-Leuten eines Unternehmens zusammen. Es werden hier auch vereinfachte Meldesysteme eingerichtet, mit denen mögliche Störungen noch schneller und effizienter behoben werden.
Fazit: Managed Print Services senkt die Druckkosten
Beim Managed Print Service wird zunächst eine Ist-Analyse durch ein externes Fachunternehmen vorgenommen. Unternehmer müssen sich darauf einstellen, dass eine völlig neue Druckerlandschaft installiert werden muss. Jedoch wird der gesamte Druckbetrieb nicht nur transparenter, sondern letztlich auch kostengünstiger. Schwachstellen lassen sich schon früh erkennen. Zudem ist das Unternehmen mit Managed Print Services auf dem neuesten Stand der Technik.
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