Wer Drucker und Verbrauchsmaterial in der Buchhaltung eines Unternehmens verbuchen muss, der stellt sich vielleicht die Frage, wie man diese Gegenstände richtig verbucht. Handelt es sich bei einem Drucker um ein eigenständiges Wirtschaftsgut, um eine Geschäftsausstattung oder um ein Anlagegut? Wie sieht es mit den Verbrauchsmaterialien aus? Auf diese Fragen soll der nachfolgende Ratgeber Auskunft geben.
Den Drucker richtig verbuchen
Drucker sind meist Teil einer Computeranlage. Sie gehören zur IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Ein Drucker muss nicht immer zusammen mit einem Computer genutzt werden. Es gibt zum Beispiel Stand-alone-Fotokopierer, bei denen es sich um Multifunktionsgeräte handelt. Im Grunde stellen Drucker ein eigenständiges Wirtschaftsgut dar. Unterschieden werden noch zwischen den einfachen Druckern, die nur an einem PC richtig arbeiten und daher nicht selbstständig nutzbar sind und solchen Multifunktionsgeräten, die auch selbstständig nutzbar sind.
In der Buchhaltung werden Drucker meist als „Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung“ bezeichnet und auch unter diesem Konto verbucht. Es ist bei Multifunktionsdruckern aber auch möglich, diese als geringwertige Wirtschaftsgüter anzusehen und somit als Sammelposten zu verbuchen. Geringwertige Wirtschaftsgüter liegen zwischen 800 und 1.000 €. Nach § 6 Abs. 2 Einkommensteuergesetz dürfen Drucker in voller Höhe als Betriebsausgabe abgesetzt werden, wenn die Anschaffung zwischen 250 und 800 € netto gekostet hat.
Werden mehrere Drucker angeschafft, können diese einheitlich über 5 Jahr abgeschrieben werden, wenn diese zwischen 250 und 1.000 € netto gekostet haben.
Verbrauchsmaterialien richtig verbuchen
Zu den Verbrauchsmaterialien gehören zum Beispiel Tintenpatronen, Tonerkartuschen, Bildtrommeln, Fixiereinheiten und Transferbänder. Es handelt sich dabei um Hilfsstoffe, ohne die eine Aufgabenerledigung nicht möglich ist. Jeder Drucker benötigt daher Druckertinte oder Toner. Ebenso gehört hierzu aber auch das Druckerpapier. Der Kauf dieser Verbrauchsmaterialien schmälert den Gewinn eines Unternehmens.
Gebucht wird das Material auf entsprechenden Aufwandskonten, wobei meist noch ein Vorsteuerabzug möglich ist. Nicht unerwähnt bleiben soll, dass Verbrauchsmaterialien Betriebsausgaben darstellen. Sie werden in erster Linie für die betriebliche Aufgabenerfüllung benötigt. Keinesfalls gehören sie jedoch zu den Wirtschaftsgütern. Man muss also die Anschaffung eines Druckers von der Anschaffung von Tonerkartuschen und Papier unterscheiden.
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Fazit: Drucker und Verbrauchsmaterialien stellen verschiedene Buchungsposten dar
Während Drucker als geringwertige Wirtschaftsgüter angeschafft werden und nach dem Einkommensteuergesetz über mehrere Jahre abgeschrieben werden können, handelt es sich bei den Verbrauchsmaterialien um reine Hilfsstoffe, die als Betriebsausgaben verbucht werden können. Vorteilhaft bei den Verbrauchsmaterialien ist, dass hier die Vorsteuer verrechnet werden kann.
